文/田志剛

Outlook聯系人管理

Office Outlook是 Microsoft office套裝軟件的組件之一，Outlook擁有很多的功能，比如可以用它來收發電子郵件、管理聯系人信息、記日記、安排日程、分配工作任務等。“聯系人管理”是 Outlook的重要模塊之一，它可以將某個聯系人所有的相關信息都集中在一起，例如姓名、電話號碼、聯系地址、電子郵件、生日、紀念日等。同時，不僅可以把這些聯系人的相關信息進行動態管理、分類存放和快速查找，還可以方便地發送電子郵件、群發郵件、撥打電話、收發傳真、發送短信等，能夠非常方便地跟蹤重點客戶，維護客戶關系，使我們在人脈管理時做到游刃有余。

實用技巧：

第一，姓名前加拼音縮寫。

通常情況下，我們按照 Outlook默認的方式將姓和名輸入。但如果自己的聯系人很多，你就會發現在使用中有許多不便。這時你可以進行一點簡單的變通，比如在每個姓名前添加上拼音縮寫的方式進行設置，這將會為你在將來使用搜索時帶來極大方便。在需要查找該聯系人時，只需輸入姓名的拼音縮寫就可以找到。如果你將聯系人信息同步到你的智能手機，也會方便你的使用。例如“姚明”，你可以保存為“ym姚明”，這樣在搜索時只需要輸入“ym”即可快速定位該人。

第二，填寫詳細信息里面的“昵稱”。

在 Outlook聯系人管理 “詳細信息”下有一 “昵稱”框，最好是養成在新建聯系人時填寫該字段的習慣。如果你在日常工作和學習中習慣稱呼對方為 “王老師”，就在“昵稱”中寫入“王老師”，如果是稱呼“王總”就寫入“王總”。

在昵稱填寫完成后，當遇到需要批量發送郵件時（例如節日祝福、項目成員之間溝通等），你可以采取郵件合并的方式提高效率，同時以昵稱為郵件的稱呼，這樣雖然是群發，但不同的人看到的是對其個性化的稱呼，利于建立良好的印象。

第三，在“活動”里面按順序記錄聯系過程。

因為朋友之間的關系需要維護，所以你必須經常與你的朋友保持聯系：打 電話、發送郵件、面對面的溝通、項目的合作等。每次聯系完畢后你都會了解對方更多的信息：個性、習慣、生活、工作等，如果能夠將這些信息通過 Outlook的“活動”頁面記錄下來，那么你每次與朋友交流、溝通的效率就會更高，效果更好。

（本文作者為知名知識管理專家、摘自《你的知識需要管理》，可以通過微信號：17331899聯系它）

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